كيف تصل المؤسسات إلى الموظفين والعملاء والشركاء خلال دقائق من بدء الحادث، وما الذي يجب التحقق منه في الأداة التي تفعل ذلك.
تُرسل برمجيات الاتصال الجماعي، وتُعرف أيضاً ببرمجيات الإشعار الجماعي أو إشعارات الطوارئ، الرسالة نفسها إلى عدد كبير من الناس دفعة واحدة وعبر عدة قنوات، وتسجّل من اطّلع عليها ومن ردّ. وبها تطلب من الموظفين الابتعاد عن مبنى، أو تدعو المديرين إلى مكالمة أزمة، أو تحدّث العملاء حين تتعطل خدمة.
تنجح قوائم البريد وسلاسل الاتصال الهاتفي إلى أن تتعطل: القائمة قديمة، أو من يحتاجون الرسالة أكثر بعيدون عن مكاتبهم، أو الشخص الوحيد الذي يملك الأرقام غير متاح. أما البرمجيات المخصصة فتُبقي بيانات الاتصال محدثة وتصل إلى الناس عبر القناة التي سيرونها فعلاً وتُظهر بسرعة من لم يردّ.
تدعم البرمجيات برنامج الاستمرارية ولا تحل محله. فالأداة لا تقرر ما يُقال ولمن ومن يحق له الإرسال. وهذه القرارات مكانها خططك، وتغطيها متطلبات التحذير والاتصال في ISO 22301.
تختلف المنتجات، لكن معظمها يغطي هذه المهام الست. وهي نقطة البداية لأي مراجعة.
الإرسال برسالة نصية ومكالمة صوتية وبريد وإشعارات تطبيق، وفي بعض المنتجات عبر تطبيقات المراسلة، لتصل رسالة واحدة إلى الناس أينما كانوا.
الوصول إلى الجميع أو إلى موقع أو فريق أو دور أو وردية بعينها، باستخدام مجموعات مبنية من بيانات الأفراد لديك.
اطلب من الناس تأكيد سلامتهم أو توفرهم، وشاهد الردود فور وصولها.
احتفظ برسائل معتمدة مسبقاً للسيناريوهات المحتملة، لتخرج أول رسالة خلال دقائق وبالصياغة الصحيحة.
نبّه الشخص التالي تلقائياً إذا لم يردّ الأول، وافتح جسر مؤتمر أو مكالمة لفريق الأزمة.
احتفظ بسجل مؤرخ لما أُرسل ولمن ومتى، للمراجعة بعد الحادث وللمدققين.
هذه الأسئلة التي تطرحها ADVOX عند مراجعة أدوات الاتصال التي تستخدمها مؤسسة أو تفكر في اعتمادها.
من أين تأتي الأسماء والأرقام، ومن يُبقيها محدّثة، وكم مرة تُطابَق مع سجلات الموارد البشرية؟
هل تصل الرسائل بموثوقية في كل دولة تعمل فيها، بما في ذلك الإمارات والسعودية ودول الخليج والمملكة المتحدة، وبالعربية كما بالإنجليزية؟
راجع قواعد الاتصالات بشأن أسماء المرسِلين والرسائل الجماعية، وأين تُخزَّن بيانات الاتصال، وما تتوقعه جهتك التنظيمية أو قانون حماية البيانات.
هل تعمل إذا كان البريد أو الشبكة أو الهاتف لديك هو ما تعطّل؟ وهل هناك طريقة إرسال خارج النطاق؟
كم تستغرق الرسالة لتصل إلى الجميع، وماذا يحدث مع آلاف المستلمين في وقت واحد؟
هل يستطيع شخص مدرّب ليس مختصاً بتقنية المعلومات إرسال رسالة في الثالثة فجراً بخطوات قليلة، وهل الوصول مقصور على المخوّلين؟
البرمجيات مفيدة فقط إذا كانت الترتيبات المحيطة بها قائمة. وتساعد ADVOX المؤسسات على إقامتها.
حدد من يحق له تفعيل التنبيه وما تقوله كل رسالة لكل سيناريو ولمن تصل، ثم حمّلها في الأداة.
اختبر الأداة في كل تمرين. فرسالة اختبار منتظمة تبيّن ما إذا كانت بيانات الاتصال محدثة وكم شخصاً يردّ.
اربط التنبيهات بنهجك الأوسع مع الموظفين والعملاء والجهات التنظيمية والإعلام، لتبقى الرواية متسقة.
استخدم سجل الإرسال ونسب الردود في مراجعة ما بعد الحادث، وأعد ما تعلمته إلى الخطط وبيانات الاتصال.
ADVOX مستقلة عن جميع موردي البرمجيات. لا شيء هنا توصية أو تأييد لأي منتج. وبعض المنصات في القوائم المنشورة تضم إشعارات الطوارئ ضمن حزمة استمرارية أوسع، وتجدها في برمجيات BCMS والأتمتة.
إجابات سريعة عن العمل مع ADVOX في الاستشارات. والمزيد في صفحة الأسئلة الشائعة.
نسعى إلى الرد على استفسارك خلال ساعتين.
هذه الصفحة ملخص من إعداد ADVOX بكلماتها الخاصة. وهي معلومات عامة وليست مشورة قانونية أو تنظيمية أو بشأن الامتثال. وحقوق الملكية في أي مصادر مذكورة في هذه الصفحة تعود إلى أصحابها.
